1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Der Verantwortliche ist:

Sparkasse Unstrut-Hainich

Untermarkt 18

99974 Mühlhausen

info@spk-uh.de

Sie erreichen unsere/n Datenschutzbeauftragte/n unter:

Sparkasse Unstrut-Hainich
Untermarkt 18
99974 Mühlhausen
datenschutz@spk-uh.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO, die wir von Ihnen im Rahmen des Auswahl-  und Einstellungsverfahrens oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich – personenbezogene Daten, die wir auf gesetzlicher Grundlage bei anderen Stellen erheben (z. B. anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Daten beim zuständigen Finanzamt, Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der Krankenkasse). Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, soweit wir diese zulässigerweise

• von Dritten (z. B. Personalvermittlern) erhalten oder
• aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen sozialen Netzwerken oder Suchmaschinen) gewonnen haben.

Relevante personenbezogene Daten sind vor allem Ihre Stammdaten (Name, Personalnummer, Adresse und andere Kontaktdaten), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z. B. Beschäftigungsverlauf, Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Beurteilungen, Aus- und Fortbildungen, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Krankenversicherung/ Krankenversicherungsnummer Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer, Nachweise und Unterlagen, die Teil der Personalakte werden) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO (z.B. Gesundheitsdaten) fallen.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), den Landesdatenschutzgesetzen sowie weiterer einschlägiger Gesetze (z. B. Bürgerliches Gesetzbuch, Gewerbeordnung, Personalvertretungsgesetz bzw. Betriebsverfassungsgesetz, Mindestlohngesetz, Kündigungsschutzgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Altersteilzeitgesetz, Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz, Betriebsrentengesetz, Arbeitsschutzgesetz, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, Einkommensteuergesetz, Abgabenordnung, Jugendarbeitsschutzgesetz, Nachweisgesetz, Sozialgesetzbücher, Berufsbildungsgesetz.).

3.1 Zur Anbahnung, Begründung, Durchführung, Änderung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG bzw. den jeweiligen landesrechtlichen Regelungen)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in erster Linie im Beschäftigungskontext, d. h. insbesondere für Zwecke der Anbahnung (sog. Auswahl- /Bewerbungsverfahren), Änderung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses, einschließlich der Erfüllung von durch individuellen (Arbeitsvertrag) oder kollektiven Rechtsvorschriften (Dienst- bzw. Betriebsvereinbarungen und Tarifvertrag) festgelegten Pflichten sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen.

Beispiele:

• zur Bearbeitung von Bewerbungen im Rahmen von Auswahl-/Einstellungsverfahren (z.B. Zeugnis-/Beurteilungsdaten, Gehaltsangaben, freiwillig von dem/der Bewerber/in angegebenen persönlichen Daten, aus Auswahltest/-gesprächen gewonnene Informationen, Testergebnisse) einschließlich der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses;
• zur Erfassung von An- und Abwesenheitszeiten (z. B. Fortbildungen, Urlaub, Arbeitsunfähigkeit);
• zur Entgeltabrechnung sowie zur Reisekostenerstattung;
• für die Durchführung und Dokumentation rechtlich oder betrieblich notwendiger rechtlicher, technischer oder wirtschaftlicher Prüfungen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Innenrevision, Zuverlässigkeitsprüfung nach dem GwG, internes Kontrollsystem);
• zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Datenverarbeitung gemäß IT- sicherheitstechnischer und datenschutzrechtlicher Anforderungen (z. B. Protokolldateien);
• zur Analyse und Korrektur technischer Fehler;
• zur Gewährleistung der Systemsicherheit und –verfügbarkeit;
• zur Optimierung und Steuerung der Systeme (z. B. Aktualisierung der Liste gesperrter Internetseiten, „Black List“; Optimierung der Netzdienste);
• zur Datenschutzkontrolle/für Datenschutz- und Datensicherheitszwecke;
• zum Zwecke der Identifikation von Ansprechpartnern (z. B. Name, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Funktion, Abteilungs-/Teamzugehörigkeit) und Durchführung inner- und außerbetrieblicher Kommunikation;
• zum Zwecke der innerbetrieblichen Kommunikation (Geburtstag und –monat für sparkasseninterne Beschäftigten-Geburtstagsliste)
• zur Personalplanung und zum Personalcontrolling;
• zur Personaleinsatzplanung und -disposition;
• zur Personalführung;
• zur (insbesondere personalvertretungsrechtlich) zulässigen Verhaltens- und/oder Leistungskontrolle;
• zur Zugangs-/Zutrittskontrolle;
• zum Personalberichtswesen;
• zur Personalentwicklung (insbesondere Nachwuchssicherung, Personalaustausch, Aus- und Fortbildung, gezielte Stellenbesetzung, Zielsetzung und Zielerreichung);
• zur Speicherung von Wiedervorlagedaten (z. B. Ablauf der Probezeit, Befristung, Dauer des Mutterschutzes usw.);
• zur Personalverwaltung (z. B. innerbetriebliche Organisation und Aufgabenverteilung, Dienstwagenabwicklung, Versicherungen, betriebliche Altersversorgung);
• zur Personalaktenführung;
• zum Austrittsmanagement (z. B. Zeugniserstellung).

3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Beispiele:

• für Zwecke der innerbetrieblichen Kommunikation (einschl. Intranet oder interne Mitarbeiterzeitschriften, z.B. Betriebsjubiläen, Beförderungen, Ruhestand, Prüfungserfolge, besondere Leistungen, runde Geburtstage);
• für Archivzwecke (z.B. besondere Persönlichkeiten der Sparkasse, Informationen und Daten zur Gestaltung von Festschriften);
• Videoaufzeichnungen (in öffentlich zugänglichen Bereichen der Sparkasse)

3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. zur Aufnahme in die Bewerberdatenbank, zur Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements; Durchführung von Mitarbeiterbefragungen auf freiwilliger Basis) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die  vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG)

Zudem unterliegen wir als Arbeitgeber diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen. Verarbeitungen erfolgen dabei z. B.

• zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften (z. B. steuerliche Belange, amtliche Statistiken, Personalvertretungs-/Betriebsverfassungsrecht,Sozialversicherung, Anzeige gegenüber der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht hinsichtlich mit der Anlageberatung betrauter Mitarbeiter.),
• zur Datenschutzkontrolle sowie für Datenschutz- und Datensicherheitszwecke;
• zur – auch automatisierten – Durchführung der Führerscheinkontrolle i. R. d. Halterhaftung
• zur Erfüllung gesetzlicher Auskunftspflichten (z.B. gegenüber öffentlichen Stellen wie Agentur für Arbeit bzw. Jobcenter, Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte; Urlaubsbescheinigungen).

3.5 Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind

• rassische und ethnische Herkunft
• politische Meinungen
• religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• genetische, biometrische und Gesundheitsdaten
• Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.

Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, geschieht dies zur Erfüllung gesetzlich/kollektiv-vertraglich vorgesehener Rechte/Pflichten im Bereich des Arbeitsrechts, des Rechts der sozialen Sicherheit oder des Sozialschutzes (Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung) oder zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit (Art. 9 Abs. 2 Buchst. h i. V. m. § 22 Abs. 1 Buchst. b BDSG)

Beispiele:

• Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Gesundheitsämtern, Landesverwaltungsämtern (z. B. im Rahmen IFSG)
• Angabe von Gesundheitsdaten im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements oder im Zusammenhang mit Arbeitsunfällen
• Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Ausgleichsabgabe
• Erfassung biometrischer Daten im Rahmen der Zugangs- und Zutrittskontrolle

Zudem kann zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit auch die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gem. Art. 9 Abs. 2 Buchst. h i. V. m. § 22 Abs. 1 Buchst. b BDSG bzw. jeweiliger landesrechtlicher Regelung erforderlich sein.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Sparkasse erhalten diejenigen Stellen (z. B. Vorstand, jeweilige Führungskräfte, Fachbereiche, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte) Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Dies sind insbesondere Unternehmen in den Kategorien Vertragsverwaltung, Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung, IT-Dienstleistungen, Telekommunikation sowie Beratung und Consulting.

Weitere Empfänger außerhalb der Sparkasse können z. B. sein:

• Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Bankenaufsicht, Gerichte),
• Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger),
• Krankenkassen,
• Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können,
• Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können.
• Im Falle einer Einstellung als Mitarbeiter im Versicherungsvertrieb prüfen wir, ob ein Eintrag bei der Auskunftsstelle über Versicherungs-/Bausparkassen-außendienst und Versicherungsmaklerin Deutschland e. V. (AVAD) vorliegt.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Kommt nach einem Bewerbungsverfahren ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande, löschen bzw. vernichten wir Ihre Daten und Unterlagen regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach der Absage. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Sie in die befristete Aufnahme Ihrer Daten in die Bewerberdatenbank explizit eingewilligt haben. Wurden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens jedoch Kosten für Sie übernommen oder wurden Ihnen Auslagen erstattet, so gelten hierfür die unten genannten Aufbewahrungs- bzw. Nachweispflichten.

Sofern ein Arbeitsverhältnis begründet wird, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die oben (Nr. 3) genannten Zwecke für die Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung des Arbeitsvertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass das Arbeitsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nicht statt.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre von uns  verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DS-GVO i. V. m §§ 34 BDSG, insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Lösung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen , sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO  .
• Berichtigung und Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten nach Art. 16 DS-GVO  ,
• Löschung nach Art. 17 DS-GVO i. V. m. §§ 35 BDSG   Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts aus freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechlichen Verpflichtung, aus Gründen  des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist sowie auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO i. V. m. §§ 35 Abs. 2 BDSG , soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO iVm § 36 BDSG Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben sowie
• Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde. (Art. 77 DS-GVO  ). In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes, des Ortes der behaupteten Rechtsverletzung oder unseres Institutssitzes wenden.

  Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. 

  Auf das Ihnen ebenso zustehende Widerspruchsrecht bei Verarbeitungen auf Grundlage einer Interessenabwägung werden Sie getrennt hingewiesen.

• Den Text der DS-GVO und des BDSG bzw. die jeweilige landesrechtliche Regelung finden Sie im Internet.

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Änderung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, ein Auswahl-/Bewerbungsverfahren über eine konkrete Stelle, Ausbildungsplatz, Praktikum etc oder den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Einzelfall?

Zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling - gemäß Art. 22 DS-GVO . Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über die Ihnen zustehenden Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Änderung der Datenschutzhinweise

Aufgrund technischer oder geschäftlicher Entwicklungen und/oder aufgrund geänderter rechtlicher und/oder anderweitiger Anforderungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise anzupassen. Sie finden die aktuellste Version immer im Formularcenter in OsPlus.